確実な会話と情報の出し方

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情報を伝える手段である「言葉」について考えていきましょう。
中国に4年半駐在して、約50人以上の日本語の上手な中国人に質問したことがあります。「『しょっちゅう』『やっかい』『輪ゴム』」の日本語の意味を知っていますか?」というものです。全て知っていた中国人はたったの1人だけでした。「しょっちゅう」は3人くらいでした。「やっかい」「輪ゴム」は5人くらいが知っていました。

「しょっちゅう」は日本人の通常の会話ではしょっちゅう使われます。でも中国人は知らなかったのです。理由は口語だからです。日本語の教科書には載っていないのです。これ以外にも「ツルツル」とか「ハードルが高い」とかの擬態語と慣用句は難しい日本語です。このような言葉を使用して日本語通訳に情報を伝えても、分かってもらえない場合が多々あります。

しかし、会話はどんどん進んでいってしまいます。会話の途中で、「その意味分かりません」と言うことは滅多にありません。我々が英語で英語圏の人たちと話しているのと同じ感じかもしれません。80%の理解で「Oh yes, OK!」と言ってしまうのと同じでしょう。よって会話だけでの情報の伝達は非常に危険なのです。
まず中国人との会話では、その使う言葉に細心の注意を払って、小学生にお話しするように話しましょう。もちろん、擬態語や慣用句などの難易度の高い日本語は厳禁です。

 

では、「文字」はどうでしょうか? 基本的に言葉と同じです。擬態語と慣用句や難易度の高い日本語は厳禁です。意味が分からなければその文章は無かったことになります。文字は日本独特の表現方法が多いです。例えば「送って頂けたらありがたく思います」といった内容です。このような曖昧な表現もお勧めできません。

 

① 会話

上述した通り、相手は日本語が上手と言ってもほとんどは4〜6年間日本語を勉強したくらいです。つまり小学生レベルです。ゆっくりと丁寧に易しい日本語でお話しするように心掛けましょう。もしノートやホワイトボードが近くにあったなら、それを使いながらお話しましょう。また現物を見ながら話したり、PCの写真を見ながらお話しをしましょう。口頭だけで依頼したり、依頼されたりの約束は厳禁です。後から必ず文字で残しておいてください。

② 会議

必ず、ホワイトボードに書きながら話をしましょう。文字にしながら、全内容を確実に理解してもらいましょう。 もちろんプロジェクターに映して、PCでキーインしながらでもかまいません。 そしてその記載した内容は、後から必ずメールで送りましょう。

③ メール

メールにも細心も注意が必要です。メールは必ず読み返してどう読んでも誤解の生じない表現を心掛けましょう。「日程の遅れは、対応いたしかねます。」のような、日本語独特の曖昧な表現は厳禁です。

④ 議事録やレポート

ほとんどの仕事のやり取りはこの議事録やレポートになると思います。 まずは上述の「言葉」と「文字」の注意は絶対に必要です。この資料はEXCELやPOWER POINTで作成することになると思いますが、写真・イラスト・表を多用しましょう。

⑤ 電話

電話は、対面しての会話の60〜70%の理解度といって良いでしょう。もし電話が必要な場合あったら、「言葉」に細心の注意を払うことはもちろんもこと、電話の後に必ずメールをしましょう。また電話は「荷物は届いていますか?」などの、簡単な会話に留めておくべきです。

 

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